Dit is het Privacystatement van Via Nova Advocatuur & Mediation. Om u goed van dienst te kunnen zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Via Nova Advocatuur & Mediation is daardoor verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit Privacystatement.
Via Nova Advocatuur & Mediation vindt een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.
Waarom hebben wij dit Privacystatement?
Wij hebben in dit Privacystatement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacystatement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met ons worden gedeeld of op een andere manier in ons bezit komen, verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.
Op wie is dit Privacystatement van toepassing?
Dit Privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Via Nova Advocatuur & Mediation verwerkt persoonsgegevens om u zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Concreet verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Juridische dienstverlening
Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van de betreffende opdracht (inclusief facturatie).
Nakoming wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor advocaten geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.
Contact
Indien u contact met ons opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die u tijdens dat contact aan ons verstrekt.
Relatiebeheer en marketingcommunicatie
Om onze cliënten- en relatiekring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u relevante informatie, publicaties en uitnodigingen (zoals voor events) sturen. In geval van een event zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken om een bevestiging van deelname te sturen, u van het verloop van het event op de hoogte te houden en uw deelname te registreren.
Tevredenheidsonderzoeken
Wij vinden het belangrijk om te weten wat u van onze dienstverlening vindt. Daarom kunnen wij u na afronding van een opdracht uitnodigen om een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen. Ook kunnen wij u na een bezoek aan een van onze events een uitnodiging sturen om het betreffende event te beoordelen.
Website
Bij het gebruiken van onze website verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.
Zo kunt u via onze website een contactformulier invullen om afspraak te maken, een vraag te stellen of een opmerking te plaatsen. Om u vervolgens te kunnen antwoorden vragen wij u in dit contactformulier uw naam en uw e-mailadres in te vullen. Indien u wenst dat wij telefonisch contact met u opnemen, dient u eveneens uw telefoonnummer in te vullen.
Om het gebruik en de inhoud van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen en analyseren we het surfgedrag op onze website.
Sollicitatie
Om contact met u op te nemen en te onderhouden in het kader van de sollicitatieprocedure en om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarnaar u solliciteert, verwerken wij uw persoonsgegevens die u ons via de mail of (telefoon)gesprekken aan ons verstrekt. Deze gegevens bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Wanneer wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij u toestemming om uw gegevens langer op te mogen slaan. Dan bewaren wij uw gegevens maximaal een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.
Studentstage
U kunt zich opgeven voor een studentstage bij ons kantoor. Om te beoordelen of u geschikt bent voor deze stage, verwerken wij uw persoonsgegevens die u ons verstrekt. Deze gegevens bewaren wij tot uiterlijk vier weken na een afwijzing of na afloop van de stage. Indien wij uw gegevens langer willen bewaren, dan vragen wij hiervoor uw toestemming. Dan bewaren wij uw gegevens maximaal een jaar na de afwijzing of na afloop van de stage.
Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?
Via Nova Advocatuur & Mediation mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als daarvoor een wettelijke grondslag is. De wettelijke grondslagen die wij voor de verwerking van persoonsgegevens hanteren zijn de volgende:
Uitvoering van de overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de door u aan ons gegeven opdracht en dus voor de uitvoering van een tussen u en ons gesloten (dienstverlenings)overeenkomst. Omdat het misschien noodzakelijk is om voor de uitvoering van de overeenkomst ook gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens te verwerken, vragen wij u in dat geval om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Als u deze toestemming niet geeft, kunnen wij helaas onze werkzaamheden niet uitvoeren omdat wij de persoonsgegevens die relevant zijn voor uw dossier niet mogen verwerken.
U heeft te allen tijde het recht om de door u gegeven toestemming voor de verwerking van de (gevoelige en/of bijzondere) persoonsgegevens weer in te trekken. Via Nova Advocatuur & Mediation mag dan geen persoonsgegevens meer van u verwerken. Indien u op enig moment de door u gegeven toestemming intrekt, kunnen wij vanaf dat moment geen werkzaamheden meer voor u verrichten en zullen wij genoodzaakt zijn de lopende overeenkomst per direct op te zeggen.
Nakomen wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Via Nova Advocatuur & Mediation verwerkt bovendien uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor de advocatuur geldende (beroeps)regels. Op grond van de wet- en regelgeving zijn wij namelijk verplicht onze cliënten te identificeren, gegevens te controleren en gelden er administratieve vereisten en bewaartermijnen.
Contactformulier
Zoals reeds opgemerkt, bieden wij via onze website de mogelijkheid om een afspraak te maken, een vraag te stellen of een opmerking te plaatsen via een contactformulier. Hierbij wordt u gevraagd diverse persoonsgegevens in te vullen. Met het invullen van uw persoonsgegevens geeft u toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- naam: om ons antwoord aan u te kunnen personaliseren;
- e-mailadres: om een antwoord aan u te kunnen versturen;
- telefoonnummer: om telefonisch contact met u op te kunnen nemen.
Via Nova Advocatuur & Mediation verwerkt uw persoonsgegevens tevens via de subverwerker Plate Websites B.V.
Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
Veelal ontvangen wij uw persoonsgegevens van u zelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht voor juridische dienstverlening verstrekt, als u ons kantoor of onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en contact met u via e-mail of scoail media (Facebook, Instagram, Linkedin).
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden in het kader van een zaak die wij behandelen, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.
Tot slot verkrijgen wij ook persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn bij organisaties van wie wij producten en/of diensten afnemen. Als u als organisatie of bedrijf in dit verband persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt in dat geval dit Privacystatement aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Wij zullen uw persoonsgegevens slechts delen met derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening en met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Bij het delen van uw persoonsgegevens kunt u denken aan het laten waarnemen van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigenonderzoek, het (laten) betekenen van een dagvaarding, verzoekschrift of vonnis door een deurwaarder, het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met een (gerechtelijke) procedure aan de rechtbank, het corresponderen met de wederpartij of het inschakelen van een derde partij namens en in opdracht van Via Nova Advocatuur & Mediation, zoals een ICT-leverancier.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Via Nova Advocatuur & Mediation uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Via Nova Advocatuur & Mediation blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Wij kunnen ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, verleent Via Nova Advocatuur & Mediation haar medewerking.
Wij zullen uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.
Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om en hoe worden deze beveiligd?
Wij gaan zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Via Nova Advocatuur & Mediation verwerkt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid alle tot haar beschikking gestelde dan wel door haar verzamelde persoonsgegevens.
Via Nova Advocatuur & Mediation hecht ook veel waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen en daarmee misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.
De persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt of die wij anderszins verkrijgen, worden te allen tijde vertrouwelijk behandeld. Iedere medewerker van Via Nova Advocatuur & Mediation is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Via Nova Advocatuur & Mediation zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.
Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacystatement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Via Nova Advocatuur & Mediation bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoe lang bepaalde gegevens door ons worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Wij bewaren uw dossier en de daarin opgenomen persoonsgegevens in beginsel gedurende vijf jaar na sluiting van het dossier. In het geval van een gerechtvaardigd belang behouden wij ons het recht voor om uw dossier en de daarin opgenomen persoonsgegevens gedurende twintig jaar, zijnde de maximale verjaringstermijn na sluiting van uw dossier, te bewaren.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Contactformulier
Indien u zich via onze website via het contactformulier een afspraak heeft gemaakt of een vraag heeft gesteld (welk contact niet heeft geleid tot een (dienstverlenings)opdracht), worden uw gegevens gedurende een periode van één jaar na het maken van de afspraak of afwikkeling van de door u gestelde vraag, bewaard.
Bezoek aan onze website
Als u onze website bezoekt, registreren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.
Wat doen we met uw IP-adres?
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Via Nova Advocatuur & Mediation houdt IP-adressen bij om u te behoeden voor internetfraude.
Wat doen we met uw bezoekgegevens?
Op de website van Via Nova Advocatuur & Mediation worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de website van Via Nova Advocatuur & Mediation klikken. Deze gegevens worden alleen internet opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag, voor fraudebestrijding en om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen.
Wat doen we met cookies?
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen.
Met uw toestemming plaatsen wij “tracking cookies” op uw computer. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt, om zo een profiel op te bouwen van uw online gedrag. Dit profiel is niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel zodat deze zo veel mogelijk relevant voor u zijn.
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Social media cookies
Op onze website vindt u knoppen (ook wel buttons genoemd) en/of links waarmee u onze berichten kunt delen op social media kanalen. Deze buttons werken via stukjes code die van de social media platformen zelf afkomstig zijn. Via deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op en zijn ook niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Voordat u van de diensten van deze derde partijen gebruikt, raden wij u aan om eerst het Privacystatement van die derden door te lezen.
Instellen klikgedrag
Als u niet wilt dat wij uw klikgedrag gebruiken om algemene bezoekgegevens te verzamelen, kunt u uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting deze link.
Wat zijn uw rechten?
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.
Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken
Via Nova Advocatuur & Mediation verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen middels dit Privacystatement.
Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.
Inzage in uw gegevens
Bent u cliënt(e) van Via Nova Advocatuur & Mediation en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke (categorieën) persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.
Recht op rectificatie en aanvulling
U heeft het recht om gegevens te rectificeren of aan te vullen als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.
Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Recht op verwijdering van de gegevens
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Via Nova Advocatuur & Mediation onrechtmatig is.
Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door ons kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u persoonlijke aanbiedingen te doen.
Recht op dataportabiliteit
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via e-mail of door een brief aan ons adres te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.
Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Over dit Privacystatement
Via Nova Advocatuur & Mediation kan dit Privacystatement op ieder moment aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.vianova-advocatuur.nl/privacy.
Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacystatement? Neem dan gerust contact met ons op.